Tips Memulai Bisnis Gerai Kopi dari Mencari Modal Usaha sampai Buka

By |

Jika Anda memiliki rencana untuk memulai membuka bisnis gerai kopi, kedai kopi, bar espresso, atau sejenisnya yang berhubungan dengan minuman kopi, ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan untuk memaksimalkan peluang dalam mencapai keberhasilan.

Memulai Bisnis Cafe Kopi

Dalam tulisan kali ini pertamakali.com akan membagikan tips bagaimana mengembangkan ide bisnis gerai kopi Anda agar sukses menjadi bisnis yang menguntungkan.

Hal yang wajar bahwa sebagian besar orang merencanakan bisnis gerai kopi berdasarkan apa yang mereka impikan serta berdasarkan apa yang ingin mereka peroleh.

Meskipun ini hal yang biasa dilakukan, namun mungkin ini bukan merupakan suatu cara yang paling bijaksana untuk memulai bisnis ini.

Banyak waktu dan energi yang bisa terbuang untuk mengerjakan “rencana Anda”, padahal pada kenyataannya, mungkin tidak seperti yang Anda harapkan.

Seringkali, seorang wirausahawan baru, terhanyut oleh impian mereka, dan berakhir dengan penghamburan uang, hanya untuk menggunakan uang mereka sebelum mereka membuka kedai kopi.

Mereka yang berhasil menjalankan bisnis ini biasanya yang dapat melakukan perencanaan keuangan yang baik terutama untuk modal awal investasi dan operasional.

Memulai Bisnis Minuman Kopi

Berapa banyak Modal Usaha yang Diperlukan ?

Modal Usaha

Jika Anda tidak memiliki modal sendiri untuk menjalankan bisnis warung kopi, ada baiknya Anda mencari dana modal dari pinjaman bank atau investor dengan sistem bagi hasil. Mengapa dengan sistem bagi hasil? Agar Anda tidak terbebani oleh bunga bank nantinya.

Pahami juga, bahwa lembaga pemberi pinjaman (bank) biasanya tidak suka meminjamkan dana pada bisnis jasa makanan atau minuman karena resiko kegagalan yang tinggi (95%). Apalagi jika ini bisnis pertama Anda, mereka akan lebih kurang antusias.

Anda biasanya harus memiliki investasi pribadi sebesar 50% atau lebih dari biaya proyek bisnis sebelum bank mempertimbangkan untuk meminjamkan dana kepada Anda.

Pahami bahwa pihak bank mungkin membuat seolah-olah pembiayaan akan lancar selama penyelidikan awal, tetapi ketika Anda kembali untuk benar-benar mendapatkan pinjaman, sikap mereka mungkin bisa berubah.

Dalam hal ini, ketika Anda pertama kali bertemu dengan bankir, beri tahu mereka bahwa Anda menginginkan jawaban yang jujur, dan bahwa Anda akan menjelaskan konsep bisnis Anda, perencanaan, dan asumsi berdasarkan pada apa yang secara realistis dapat mereka pinjamkan kepada Anda.

Perhitungan Perkiraan Biaya Bisnis Kopi

Menurut informasi konsultan berpengalaman tentang proyeksi keuangan bisnis kopi, kisaran biaya yang realistis untuk berbagai konsep kopi dapat dijabarkan sebagai berikut:

Ketika menentukan biaya potensial, banyak faktor harus dipertimbangkan di luar pengeluaran untuk peralatan, perlengkapan, perabotan, dan tenaga kerja kontrak.

Akan ada biaya untuk layanan profesional (pengacara, akuntan, konsultan, perancang ruang, dll.), Izin dan inspeksi, barang-barang kecil, persediaan awal, pemasaran, tenaga kerja pra-pembukaan, dll.

Anda juga harus menyisihkan modal operasional untuk membayar tagihan, karyawan Anda, dan diri Anda sendiri, hingga bisnis dapat menjadi menguntungkan.

Aturan praktis yang baik adalah menyisihkan 1/3 dari dana sebagai modal operasional, dan sisa 2/3 akan menjadi apa yang Anda harus rencanakan dalam bisnis.

Jadi, dengan mempertimbangkan semua faktor ini, berikut adalah beberapa tipe biaya yang dikeluarkan (karena data ini diambil berdasarkan tulisan seorang konsultan bisnis dari luar negeri maka biaya ditulis dalam Dolar AS) :

 

  • Espresso Bar/Kedai Kopi: $ 300.000 hingga $ 450.000 +
  • Espresso Drive-Thru (tanpa turun/ menunggu di kendaraan): $ 150.000 hingga $ 250.000 +
  • Kios Espresso: $ 75.000 hingga $ 150.000 +
  • Gerobak Espresso: $ 30.000 hingga $ 50.000 +

 

Perlu dipahami bahwa tidak ada hubungan langsung antara biaya konsep, dan pendapatan yang berpotensi dihasilkan.  Artinya faktor penentu keberhasilan Anda tidak hanya ditentukan oleh faktor konsep, tetapi juga oleh cita rasa kopi, servis, marketing dan faktor lainnya.

Salah satu bisnis kopi paling menguntungkan yang pernah dijalani (dari data konsultan bisnis kopi) adalah gerobak espresso yang terletak di lobi rumah sakit besar di daerah metropolitan.

Bisnis ini menghasilkan lebih dari 1.000 transaksi per hari, dan diperkirakan bahwa penjualan tahunan pasti lebih dari 1,2 juta dolar, dengan laba (terendah) mungkin antara $ 250.000 dan $ 400.000.

Membuat Rencana Bisnis Kedai Kopi

Pembiayaan Bisnis

Setelah Anda menentukan konsep apa yang Anda ingin kembangkan, langkah selanjutnya adalah membuat rencana bisnis secara terperinci dan matang.

Selama proses perencanaan bisnis inilah Anda akan mulai menentukan menu apa yang akan Anda sediakan, dan fitur-fitur lainnya yang ingin Anda sertakan dalam menalankan bisnis kopi Anda.

Rencana bisnis Anda harus terdiri dari 2 bagian: bagian rancangan bisnis dan bagian keuangan.

Rancangan Bisnis

Untuk kepentingan penjelasan kepada calon investor atau pihak bank, panjang rencana presentasi harus 10 hingga 15 halaman yang berisi penjelasan hal-hal seperti jenis bisnis yang ingin Anda jalankan (cafe/kedai kopi, drive-thru (tanpa turun), gerobak kopi, dll.).

Apa yang akan Anda sajikan (menu sampel), siapa calon pelanggan Anda, lingkungan sekitar atau potensi pasar, mengapa konsumen akan memilih Anda daripada pesaing Anda, bagaimana Anda akan memasarkan bisnis Anda, dan setiap pengalaman yang Anda miliki yang perlu dijelaskan yang mungkin berkontribusi pada kesuksesan Anda serta kemudahan mendapatkan pinjaman.

Rencana yang dipaparkan juga perlu mencakup grafik yang berkualitas, dan harus terlihat profesional!

Jika rencana bisnis Anda tidak terlihat profesional, maka orang dapat beranggapan bahwa apa pun yang Anda lakukan ke depan, akan dilakukan secara tidak profesional.

Proyeksi Keuangan

Bagian kedua dari rencana bisnis adalah proyeksi keuangan. Ini harus mencakup informasi terperinci tentang biaya awal, layanan profesional (pengacara, akuntan, konsultan, perancang ruang, dll) dan proyeksi kinerja bisnis selama 3 tahun.

Untuk memperkirakan kemungkinan kinerja bisnis di masa mendatang, Anda perlu memproyeksikan pembelian rata-rata per pelanggan, dan jumlah pelanggan yang diharapkan yang akan mengunjungi kedai kopi Anda setiap hari, menunjukkan pertumbuhan dari bulan ke bulan dan kemudian pada akhirnya habis.

Anda perlu memperkirakan biaya yang realistis untuk menu Anda, dan semua biaya operasional lainnya.

Dari info ini, proyeksi keuangan bulanan dapat dibuat untuk menentukan kemungkinan kerugian atau laba yang diharapkan dari bisnis.

Sangat penting untuk menyisihkan cadangan modal untuk menutupi setiap kerugian bulanan yang diproyeksikan, sehingga bisnis Anda dapat tetap beroperasi saat Anda berupaya untuk mendapatkan keuntungan. Karena kekurangan perencanaan serta kehabisan modal merupakan alasan utama mengapa banyak orang gagal dalam bisnis kopi ini!

Selama proses perencanaan keuangan ini, Anda perlu menentukan apakah semua item dan fitur yang Anda rencanakan sudah sesuai dengan modal yang Anda miliki.

Jika Anda memutuskan untuk mengurangi beberapa menu atau layanan karena keterbatasan anggaran, pastikan untuk menganalisis dampak keuangan dari penghapusan item-item tersebut sebelum melakukannya.

Rencana keuangan Anda harus dikombinasikan dengan rencana presentasi untuk dibagikan kepada calon pemberi pinjaman atau investor.

Agen penyewaan tempat (kedai kopi Anda) hanya perlu diberikan rencana operasional kedai kopi Anda. yang mungkin dapat mempengaruhi lingkungan sekitar.

Memastikan Pembiayaan Bisnis Anda

Setelah rencana bisnis Anda selesai, sekarang saatnya untuk mendatangi kembali calon investor Anda untuk memastikan pembiayaan bisnis Anda. Anda tidak harus mengeksekusi pinjaman pada saat ini, tetapi Anda mungkin ingin mendapatkan komitmen (secara tertulis) untuk pendanaan.

Cobalah untuk menyusun pinjaman secara bertahap jika Anda bisa, dengan cara ini Anda dapat menarik uang sesuai kebutuhan, daripada mengambil seluruh pinjaman di muka, dan harus melakukan pembayaran secara keseluruhan.

Jika Anda belum dapat menentukan lokasi, calon Investor Anda mungkin ragu-ragu untuk menyetujui pinjaman saat Anda menerangkan bisnis Anda karena “lokasi” akan menjadi faktor penting yang berkontribusi terhadap kesuksesan Bisnis kedai kopi Anda.

Jika ini masalahnya, lihat apakah mereka bersedia memberi Anda pra-persetujuan bersyarat, dengan persetujuan akhir bergantung pada penerimaan mereka terhadap lokasi yang Anda pertimbangkan.

Anda tentu ingin memastikan dana yang diperlukan untuk membangun bisnis Anda, sebelum Anda menandatangani kontrak dengan penyewa tempat (lokasi)!

Baca juga: Tips mendapatkan ide usaha online

Menemukan Lokasi Bisnis

Lokasi Bisnis

Ketika keuangan Anda sudah diatur, baru setelah itu Anda akan siap untuk mencari lokasi untuk bisnis Anda. Perlu diingat bahwa kopi biasanya merupakan pembelian impulsif. Ini berarti Anda perlu menemukan lokasi di mana sejumlah besar orang bekerja, tinggal, atau lewat setiap hari.

Lokasi yang berdekatan atau di gedung perkantoran besar, rumah sakit, kampus, taman industri atau bisnis, bandara, stasiun kereta komuter, pusat seni pertunjukan, stadion olahraga, resor besar, pusat perbelanjaan, dan kompleks kondominium, semuanya bisa menjadi primadona!

Lokasi bisnis Anda juga harus sangat terlihat, dan mudah diakses. Jika bisnis Anda tidak terlalu terlihat, jika sulit ditemukan atau diselipkan di belakang pusat perbelanjaan, maka konsumen mungkin tidak melihatnya.

Jika calon pembeli tidak tahu keberadaan Anda, maka mereka tidak akan datang ke kedai Anda untuk membeli kopi. Yang tak kalah penting adalah kemudahan akses.

Jika konsumen dapat melihat kedai kopi Anda, namun sulit untuk dijangkau, seperti tidak memiliki persinggahan untuk parkir, maka sekali lagi, hasil penjualan Anda akan terbatas.

Negosiasi Sewa Tempat Usaha yang menguntungkan

Lokasi yang bagus dengan harga sewa yang terlalu mahal bukanlah prospek bagus untuk bisnis Anda!

Anda mungkin menemukan lokasi yang benar-benar hebat, tetapi jika tingkat dan persyaratan sewa tidak kondusif untuk model keuangan Anda, maka menyetujui untuk menyewa tempat tersebut dapat membuat bisnis Anda gagal.

Tantangannya adalah bagaimana Anda melepaskan emosi Anda dari proses yang sedang dijalani, sehingga Anda dapat membuat keputusan berdasarkan logika bisnis yang baik, dan bukan emosi.

Memahami bagaimana harga dan persyaratan sewa dapat mempengaruhi peluang Anda untuk sukses adalah sangat penting.

Dalam banyak kasus, break-even bisnis bulanan akan terjadi sekitar 10 hingga 15 kali dari tarif sewa bulanan.

Oleh karena itu, membayar $ 3.000 sebulan untuk satu tempat mungkin membutuhkan $ 30.000 hingga $ 45.000 sebulan dalam penjualan untuk mengembalikan modal bisnis. $ 6.000 sebulan mungkin membutuhkan $ 60.000 hingga $ 90.000 dalam penjualan.

Bagilah penjualan bulanan yang diproyeksikan menjadi 30 hari (penjualan harian), dan Anda akan mengetahui apa saja yang akan dibutuhkan dalam penjualan setiap hari.

Bagilah jumlah penjualan harian itu dengan proyeksi transaksi rata-rata pelanggan Anda, dan Anda sekarang akan mengerti berapa banyak pelanggan yang harus Anda dapatkan setiap hari.

Ini adalah angka penting untuk Anda pahami dan pertimbangkan ketika Anda memilih lokasi potensial.

Jika faktor sewa di lokasi yang Anda pertimbangkan akan membutuhkan 600 transaksi penjualan per hari untuk menghasilkan pendapatan yang diperlukan untuk membayar hutang bisnis Anda, Anda tidak akan mau menerima lokasi yang hanya berpotensi menghasilkan 400 transaksi penjualan!

Potensi lokasi untuk menarik pelanggan perlu dipertimbangkan untuk memahami apakah lokasi dan jumlah sewa akan masuk akal. Dengan kata lain, lokasi strategis yang membutuhkan biaya $ 10.000 sebulan untuk disewa, mungkin masuk akal jika akan menghasilkan 1.000 transaksi per hari.

Sebaliknya, lokasi yang hanya membutuhkan biaya $ 1.000 per bulan untuk disewa mungkin tidak masuk akal jika hanya be potentially  menarik 50 pelanggan sehari!

Aturan atau ketentuan sewa bisa sama pentingnya dengan tarif sewa. Sebagian besar sewa komersial disusun dengan jangka waktu 5 tahun, dengan opsi untuk perpanjangan 5 tahun berikutnya. Jika pemberi sewa Anda mengizinkan, Anda mungkin dapat menyusun jangka waktu sewa pertama menjadi kenaikan waktu yang lebih kecil (1 atau 2 tahun), dengan opsi Anda untuk memperperpanjang sewa.

Anda perlu mengamankan opsi untuk memperbarui sewa Anda untuk jangka waktu 5 tahun kedua.  Sebaiknya Anda tidak mengambil sewa 5 tahun tanpa opsi untuk perpanjangan 5 tahun berikutnya.

Jika Anda tidak memiliki opsi perpanjangan, dua hal yang tidak menguntungkan mungkin terjadi ketika sewa Anda berakhir:

Pertama, jika Anda telah mengembangkan bisnis yang sukses, dan tidak memiliki tarif yang dinegosiasikan di periode sewa pertama, hampir dapat dipastikan bahwa tarif sewa Anda akan naik setelah periode pertama berakhir; mungkin secara signifikan.

Kedua, dan lebih buruk lagi, pemilik properti mungkin memutuskan untuk tidak memberi perpanjangan sewa. Dalam hal ini, Anda mungkin harus menutup atau memindahkan bisnis Anda.

Satu hal lagi tentang negosiasi sewa: jangan pernah menandatangani kontrak sewa tanpa mendapat masukan tim profesional Anda (pengacara, akuntan, konsultan, dll) Tinjaulah prasyarat sewa terlebih dahulu.

Seleksi Desain, Tata Letak, dan Peralatan Usaha

Sebelum Anda melakukan perancangan ruang, Anda perlu menandatangani perjanjian sewa terlebih dahulu. Kemudian Anda juga perlu mendapat persetujuan terlebih dahulu dari pemilik tempat mengenai kemungkinan rancangan ruang Anda sebelum Anda membayar seorang desainer ruangan.

Jangan melakukan hal sebaliknya karena jika rancangan desain Anda tidak disetujui maka Anda akan hanya menghamburkan uang untuk membayar desain ruang Anda.

Tahap desain akan menjadi tempat sarana fisik dan prosedur yang diperlukan untuk menentukan dan mengembangkan item menu Anda. Hal ini juga menyangkut fitur bisnis lain yang Anda ingin sertakan perlu dipertimbangkan, dan dikerjakan dalam desain.

Anda harus mulai membuat keputusan tentang peralatan yang akan Anda beli.

Mengetahui peralatan mana yang akan Anda gunakan akan sangat penting untuk proses desain, karena dimensi peralatan, dan kebutuhan listrik dan pipa ledeng semua harus diketahui, sebelum desain ruang dapat diselesaikan.

Ketika rencana Anda telah disetujui oleh birokrasi (pemilik sewa,pemerintah setempat, dll), Anda kemudian harus mengeluarkan daftar peralatan yang diperlukan untuk penawaran dengan beberapa perusahaan peralatan kopi dan layanan makanan.

Ketika Anda menemukan perusahaan tempat Anda ingin membeli, tanyakan mengenai waktu tunggu yang diperlukan untuk pengiriman, dan sesuaikan kedatangan peralatan Anda bersamaan dengan penyelesaian konstruksi.

Beberapa peralatan mungkin membutuhkan waktu hingga beberapa minggu untuk sampai diterima, jadi pastikan untuk melakukan pemesanan Anda cukup awal untuk memastikan pengiriman dan pemasangan tepat waktu, sebelum Anda memulai pelatihan karyawan.

 Memperoleh Persetujuan Birokrasi dan Memilih Kontraktor Bisnis Anda

Setelah Anda, perancang dan arsitek ruang kedai kopi Anda mencapai kesepakatan tentang desain dan tata letak, Anda harus menyerahkan gambar remodelling yang Anda usulkan ke birokrasi lokal untuk mendapat persetujuan. Setelah menerima persetujuan, amankan dan beli juga izin bangunan Anda.

Pada saat yang sama, Anda harus mendistribusikan set rencana Anda ke sejumlah perusahaan konstruksi lokal yang memiliki reputasi baik, atau kontraktor umum, untuk mendapatkan beberapa tawaran untuk konstruksi yang dibutuhkan proyek Anda.

Anda ingin memilih kontraktor yang cukup besar untuk memiliki jaringan subkontraktor yang andal untuk hal-hal seperti listrik, pipa ledeng, lantai, HVAC, dan lemari khusus.

Biasanya, perusahaan yang sudah mapan akan memiliki asosiasi dengan para profesional konstruksi lainnya, sehingga Anda tidak perlu repot mencari dan memenuhi syarat sendiri.

Menemukan kontraktor dengan pengalaman sebelumnya dalam membangun atau mengubah bisnis layanan makanan komersial juga bisa menjadi kelebihan.

Ada banyak persyaratan khusus dan teknik konstruksi yang perlu dipahami ketika bekerja pada bisnis layanan makanan komersial.

Seseorang dengan pengalaman dalam hal ini akan memiliki gagasan yang lebih baik tentang apa yang diperlukan dan tepat waktu.

Keputusan akhir tentang kontraktor yang akan Anda gunakan harus didasarkan pada kombinasi faktor: harga, pengalaman masa lalu, ketersediaan, referensi, pengecekan fisik dari pekerjaan lain yang telah mereka lakukan, jaringan subkontraktor, dll.

Pastikan bahwa kontraktor umum yang Anda pilih dilisensikan, diasuransikan & / atau terikat, dan akan menangani semua izin dan inspeksi yang diperlukan.

Menyelesaikan Menu, Pilihan Produk dan Vendor Anda, dan Membuat Tempat Bisnis Anda

Jika Anda mengubah ruang yang ada untuk bisnis kopi Anda di masa depan, proses biasanya akan memakan waktu sekitar 6 hingga 8 minggu setelah konstruksi dimulai.

Selama periode ini Anda akan memiliki banyak hal untuk memutuskan, membuat, dan menyelesaikan sebelum pembukaan bisnis Anda, jadi jangan sia-siakan saat ini!

Sementara perencanaan menu sebenarnya dimulai saat pertama merancang bisnis Anda, dan dikembangkan melalui fase perencanaan dan desain bisnis.

Sekarang adalah saat Anda harus memantapkan semua item menu Anda di atas kertas, dengan deskripsi dan harga, sehingga perusahaan (vendor) pembuat daftar menu dapat dihubungi untuk membuat daftar menu / papan menu Anda.

Mungkin diperlukan waktu sebulan atau lebih untuk membuat papan menu Anda, jadi mulailah lebih awal!

Saat Anda membuat menu, Anda juga perlu membuat daftar resep untuk setiap item, dan dari resep tersebut dapat dihitung berapa biaya untuk setiap item (setelah Anda mendapatkan harga produk dari semua calon pemasok Anda).

Ini akan menjadi informasi penting untuk penetapan harga menu, dan untuk memantau kinerja produksi makanan bulanan aktual terhadap “rencana ideal.”

Harga yang Anda tetapkan untuk item menu Anda harus merupakan perhitungan antara apa yang dikenakan oleh pesaing di pasar Anda, dan berapa biaya sebenarnya dari item tersebut, berdasarkan resep Anda dan biaya bahan yang akan Anda gunakan.

Jika Anda memberi harga lebih rendah pada item menu Anda, sedangkan harga barang Anda tinggi, maka profitabilitas akan sulit dicapai.

Jika Anda menetapkan harga terlalu tinggi, Anda akan ditinggalkan konsumen untuk mencari tempat dengan produk dengan harga lebih rendah.

Selanjutnya, Anda harus menentukan vendor dari mana Anda akan membeli produk Anda, dan menjadi langganan dengan masing-masing vendor.

Buat lembar pesanan untuk masing-masing calon pemasok Anda, daftar semua produk yang akan Anda beli dari mereka, bersama dengan info penting lainnya seperti ukuran paket, dan harga saat ini.

Lembar ini akan sangat penting untuk menganalisis jumlah setiap item yang Anda gunakan setiap minggu, dan akan memungkinkan Anda mengantisipasi kebutuhan pemesanan.

Selain lembar pemesanan, Anda juga perlu menggunakan tools (software) untuk menerima produk, mencatat pembelian dan pembayaran vendor, mencatat penjualan, mengambil inventaris akhir bulan, membuat anggaran dan merekam tenaga kerja, membuat laporan keuangan akhir bulan, jika Anda ingin semua formulir dan sistem usaha Anda dikembangkan, sebelum Anda membuka usaha.

Akan sulit menemukan waktu untuk mengembangkan hal-hal ini jika Anda menunggu sampai setelah Anda membuka kedai kopi Anda.

Wawancara, Perekrutan, dan Pelatihan Karyawan

Rekrut Karyawan

Sekitar 3-minggu sebelum tanggal pembukaan, Anda perlu menempatkan iklan “dicari”, wawancara, merekrut, dan melatih karyawan Anda.

Tentukan kebutuhan staf tentatif Anda dengan menentukan berapa banyak karyawan yang akan dibutuhkan untuk mengelola toko Anda di berbagai tingkat volume bisnis.

Misalnya, pada pagi yang sibuk Anda mungkin memerlukan 2-kasir, 2-barista, seseorang ke meja pemesanan, dan mungkin seorang juru masak jika Anda menyajikan makanan yang dibuat berdasarkan pesanan.

Tetapi, selama periode sore yang lambat, Anda mungkin hanya membutuhkan kasir dan barista, atau mungkin seseorang yang dapat melakukan kedua fungsi tersebut.

Meskipun tidak akan ada cara untuk mengetahui dengan tepat berapa banyak orang yang mungkin dibutuhkan sampai Anda benar-benar membuka usaha, kuncinya adalah mempekerjakan cukup banyak orang untuk memenuhi semua kebutuhan staf potensial.

Anda (pemilik) ingin menghindari keharusan menjalankan fungsi pekerjaan per jam, karena Anda kekurangan staf. Ingatlah selalu, Anda harus menjadi “kapten kapal Anda,” dan bukan “kelasi!”

Saat Anda mempekerjakan individu, tuliskan kapan mereka bisa mulai bekerja sesuai dengan jadwal yang Anda buat, bersama dengan info seperti berapa jam seminggu mereka bersedia bekerja.

Ketika Anda telah merekrut karyawan yang cukup untuk menutupi semua shift pada jadwal mingguan usaha Anda, pekerjakan sekitar 25% lebih banyak karyawan.

Tidak jarang salah satu karyawan baru Anda tidak muncul pada hari pertama pelatihan! Anda jauh lebih baik memiliki beberapa orang lebih banyak daripada yang sebenarnya Anda butuhkan, daripada kekurangan.

Jika Anda tidak memiliki karyawan tambahan, dan satu pergi, tebak siapa yang akan bekerja dengan giliran mereka?Anda akan melakukannya sendiri! Dan, Anda akan terikat dengan tanggung jawab itu sampai Anda merekrut, dan melatih seorang pengganti. Jadi disarankan, pekerjakan karyawan tambahan sebanyak 25%!

Sekitar 3 atau 4 hari sebelum Anda buka, Anda harus membawa (dan membayar) semua karyawan Anda untuk beberapa hari pendidikan dan pelatihan.

Anda akan bijaksana untuk memecah pelatihan Anda menjadi komponen yang berbeda, dan membuat daftar periksa pelatihan untuk masing-masing.

Ini akan memungkinkan Anda untuk mengajarkan secara sistematis pengetahuan dan keterampilan yang sama kepada karyawan Anda saat ini dan di masa mendatang, dan akan memastikan bahwa Anda mencakup semua yang mereka perlu ketahui.

Daftar pelatihan dapat mencakup bidang-bidang berikut:

  • Filosofi perusahaan umum dan kebijakan / deskripsi pekerjaan
  • Keselamatan, sanitasi, dan keamanan
  • Prinsip dan prosedur layanan pelanggan
  • Penjualan, penjualan, dan promosi yang sugestif
  • Operasi / kebijakan mesin kasir
  • Ekstraksi espresso dan dasar-dasar mengukus susu
  • Persiapan minuman panas (termasuk kopi yang diseduh, teh, dll.)
  • Persiapan es dan campuran minuman
  • Persiapan dan layanan makanan
  • Pemeliharaan
  • Memahami barang eceran yang kami miliki untuk dijual
  • Pencucian piring, perawatan peralatan, dan pembersihan di akhir hari

Setelah karyawan Anda berlatih sesuai keahlian mereka, bagi karyawan Anda menjadi beberapa kelompok, dan lakukan layanan coba coba dengan meminta satu kelompok bekerja di belakang meja, dan kelompok lainnya bertindak sebagai pelanggan.

Mereka harus bergantian bermain “pelanggan” dan “pekerja,” dan berlatih menerima pesanan, menelepon mereka di mesin kasir (dalam mode latihan), dan membuat minuman.

Persiapan Akhir

Anda harus menempatkan semua pesanan pembuka (produk konsumsi), dan mengoordinasikan pengiriman sebagian besar barang, agar terjadi dalam waktu 3 hingga 5 hari sebelum pembukaan kedai kopi Anda.

Anda mungkin akan memiliki waktu beberapa hari antara saat Anda selesai merekrut karyawan baru Anda, dan kapan pelatihan mereka akan dimulai. Tanyakan kepada karyawan baru Anda apakah mereka bersedia masuk dan bekerja (Anda akan membayar mereka) untuk membantu membersihkan dan menyiapkan tempat untuk pembukaan.

Ketika konstruksi telah selesai, pembersihan menyeluruh dari seluruh toko akan diperlukan.

Counter top, lemari di dalam, lantai, lampu dan jendela semua harus dibersihkan untuk menghilangkan debu dan residu konstruksi. Selain itu, rak penyimpanan mungkin perlu disiapkan, furnitur dirakit, lemari es dihancurkan, dan peralatan dihidupkan, diuji, dan dikalibrasi.

Produk makanan dan kertas yang tiba harus dibuka dan disimpan di tempat yang seharusnya. Wadah penyimpanan makanan baru, alat-alat kopi, dan barang-barang kecil lainnya perlu dicuci sebelum dapat digunakan. Minta karyawan baru Anda untuk membantu semua tugas ini.

Pastikan Anda dan kontraktor Anda meninjau daftar semua inspeksi akhir, izin, dan lisensi yang diperlukan, dan jadwalkan penyelesaian semua itu untuk menentukan kapan Anda siap untuk dibuka untuk umum.

Akhirnya, pikirkan tentang mengadakan undangan pembukaan, satu atau dua malam sebelum Anda dibuka untuk umum.

Anda ingin mengirim undangan sekitar 10 hingga 7 hari sebelum acara. Undang teman dan keluarga Anda, kontraktor yang melakukan pekerjaan, pemilik bisnis di sekitarnya, kamar dagang, koran lokal dan stasiun televisi, kepala polisi, walikota, dll.

Hari Jumat atau Sabtu cenderung menjadi hari yang baik untuk mengadakan acara ini. Jadikan sebagai open house, katakan: “mampir kapan saja antara jam 16:00 & 20:00 untuk mencicipi menu gratis.”

Anda tidak ingin semua orang tiba pada saat yang berbarengan karena karyawan Anda masih belum berpengalaman dalam membuat minuman dan melayani pelanggan di kafe Anda.

Potong kue, bar pencuci mulut, makanan penutup, dan panini, menjadi potongan-potongan kecil, dan letakkan di atas nampan saji di sekitar ruang makan.

Sambut tamu ketika mereka tiba, dan minta mereka untuk memesan minuman apa pun dari menu yang mereka inginkan, dan untuk mempersilahkan mereka mengambil makanan yang dihidangkan.

Sebagai pemilik, ini adalah kesempatan berharga bagi Anda untuk berjejaring dengan pelanggan potensial di masa depan, dan individu-individu terkemuka dari komunitas Anda yang mungkin dapat membantu menyebarkan berita tentang bisnis baru Anda.

Ini juga merupakan peluang besar bagi karyawan Anda untuk mendapatkan pengalaman, dengan beberapa interval bisnis yang cepat, yang akan lebih baik mempersiapkan mereka ketika Anda terbuka untuk umum.

Tamu-tamu Anda akan memaafkan jika penyiapan pesanan lebih lama dari yang diharapkan, karena semuanya gratis!

Pastikan setiap tamu diberi menu yang dapat dibawa pulang dan kupon minuman gratis sebelum mereka pergi. Anda harus dapat mengubah beberapa tamu malam pertama ini menjadi pelanggan potensial pertama Anda.

Hari Pembukaan Usaha Cafe Kopi

Dengan pembukaan bisnis Anda untuk masyarakat umum, pastikan bahwa semua detail akhir telah diperhatikan. Apakah Anda memiliki uang receh untuk laci kasir Anda, dan bank cadangan cadangan? Apakah semua karyawan Anda tahu kapan mereka bekerja, dan apakah mereka memiliki salinan jadwal mereka? Sudahkah Anda memesan roti untuk dikirim pada pagi hari pembukaan?

Jika Anda akan bekerja dengan sistem mesin kasir terkomputerisasi, dan operasinya baru bagi Anda, mungkin bijaksana untuk membayar seorang pemandu saat hari pertama Anda buka.

Jika karyawan memiliki pertanyaan, atau macet selama transaksi, meminta seseorang di sana untuk memberi tahu mereka apa yang harus dilakukan dapat sangat berharga.

Ketika Anda akhirnya membuka kedai Anda, sadari dua minggu pertama akan menjadi yang paling sulit, dan yang paling penting.

Anda harus menghabiskan hampir setiap jam Anda untuk bisnis, selama 7 sampai 10 hari pertama, berdiri di antara kasir Anda dan barista, mendengarkan semua yang mereka katakan, dan menonton semua yang mereka lakukan.

Tugas Anda adalah memberi mereka instruksi yang intens, tanpa henti, terperinci, dan untuk membantu mereka jika perlu.

Anda perlu memastikan kasir Anda mengikuti layanan pelanggan Anda dan protokol penjualan, dan bahwa mereka menangani uang tunai dan melakukan perubahan dengan benar.

Dan, Anda perlu mengawasi barista Anda untuk memastikan mereka mengikuti semua prosedur yang diperlukan untuk menghasilkan minuman yang sangat baik, dan mereka mengembangkan rasa urgensi untuk melakukannya dengan cara yang efisien dan efektif waktu.

Karyawan baru mudah ditempa, jadi penting untuk memperbaiki dan memperbaiki semua yang mereka lakukan selama minggu pertama.

Jika mereka mempelajari kebiasaan yang baik untuk memulai, maka dengan manajemen minimal, mereka akan terus menggunakan kebiasaan itu, karena itu satu-satunya cara mereka diajarkan.

Tetapi, jika mereka dibiarkan sendiri, dengan pengawasan minimal atau tidak ada untuk minggu pertama atau kedua, maka mereka pasti akan mengembangkan kebiasaan mereka sendiri, dan tindakan mereka mungkin kurang sesuai dengan yang diinginkan, dan akan sulit untuk berubah.

Minggu pertama bisnis Anda akan menjadi saat yang menyenangkan, dan penuh tantangan.

Anda akan melihat ke depan, bermimpi tentang potensi bisnis Anda, juga menghadapi tantangan ketika Anda memperbaiki operasi Anda, menangani masalah karyawan, dan menyesuaikan diri dengan rutinitas sehari-hari dan disiplin yang diperlukan untuk menjalankan bisnis kopi yang sukses.

Semoga tulisan tentang bagaimana memulai bisnis minuman kopi di atas bermanfaat.

Referensi : agrippa[dot]info

 

 

Share

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *