Kenapa Anda Perlu Menggunakan Ms Project ?

By | May 3, 2016

Istilah-Ms-Project

Manajemen Proyek adalah ilmu tentang perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan suatu proyek.

Informasi yang dikelola dalam proyek bisa berupa aktifitas atau pekerjaan yang harus segera diselesaikan (jika dilihat dari sisi waktu) dan siapa orang yang telah diberikan tugas untuk menyelesaikannya, kapan harus diselesaikan serta berapa biaya yang dibutuhkan dalam mengerjakannya.

Jika Anda seorang Supervisor / Manajer proyek, Anda harus memastikan bahwa proyek yang Anda awasi berjalan sesuai dengan parameter perencanaan yang telah dibuat.

Ms Projet, produk software yang dikeluarkan oleh raksasa piranti lunak Microsoft, dapat membantu Anda dalam melakukan ini.

Ms Project merupakan tools perencanaan serta pelacakan progress rencana yang memungkinan pengguna untuk memperoleh informasi terkini/ terupdate dari proyek secara cepat dalam hubungan nya dengan aspek-aspek informasi yang terdapat dalam suatu proyek.

Ms Project dapat sangat membantu Anda dalam mengelola informasi mengenai aktifitas / pekerjaan yang sedang dikerjakan, hubungan relasi antar pekerjaan, sumber daya (manusia/ material) yang digunakan dalam mengerjakan aktifitas, serta ketersediaan sumber daya manusia terkait dengan kalendar tenaga kerja serta kesesuaian schedule Proyek yang dihubungkan dengan batasan-batasan (constraint) yang ada.

Jika ada satu atau lebih informasi pekerjaan dalam MS Project kita ubah maka schedule Proyek pada MS Project dapat secara otomatis melakukan penyesuaian dengan perubahan tersebut.

Informasi pada proyek yang dapat dibantu untuk dimonitor oleh MS Project adalah :

– Seberapa lama proyek akan berjalan / Jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek

– Berapa banyak biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek

– Tugas-tugas apa dan mana saja yang kritis

– Apakah sudah cukup sumber daya yang tersedia

– Siapa saja yang melakukan pekerjaan dan kapan dilakukan dan untuk berapa lama?

– Apakah project sudah berjalan sesuai dengan rencana semula?

– Apa yang terjadi jika pekerjaan tertentu tertunda (delay) ?

Keputusan dapat dibuat melalui informasi yang tersedia dan skenario alternatif dapat dibuat jika dibutuhan.

Ketika proyek masih dalam progres, jadwal pada proyek dapat dibandingkan terhadap project baseline (rencana awal) yang telah ditetapkan sebelumnya dan dapat dibuat perbandingan dalam hubungannya dengan tanggal mulai, lama pekerjaan serta biaya yang dikeluarkan.

Pada siklus proyek, Ms Proyek memiliki fitur-fitur yang memungkinkan Anda untuk membuat rencana dan melacak progress rencana untuk  memonitor progress / pelaksanaan rencana yang telah dilakukan.

Ketika membuat perencanaan, informasi proyek yang dibutuhkan meliputi :

– Milestone

– Tanggal Mulai dan Berakhir Project

– Kalendar Proyek

– Pengelompokan Pekerjaan

– Pekerjaan / Aktifitas yang dilakukan

– Durasi pekerjaan

– Relasi / hubungan antar pekerjaan

– Sumber daya manusia yang terlibat (beserta kalendar jika berbeda dengan kalender proyek)

– Biaya-biaya yang dibutuhkan

– Batasan-batasan / Deadlines

– Data yang konsisten

Informasi ini yang dibutuhkan ketika kita membuat perencanaan proyek.

Ketika informasi di atas sudah dimasukkan dalam Ms Project, Anda dapat melihat berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, kapan proyek mulai dan kapan selesai, kapan aktifitas tertentu dimulai atau kapan selesai, siapa saja tenaga kerja yang terlibat. Semakin detail informasi yang dibutuhkan semakin detail pula data perencanaan yang perlu diberikan dan ini bisa bergantung pada seberapa detail informasi yang dibutuhkan pada pengelolan suatu proyek.

Dengan menggunakan Ms Project Anda lebih mudah dalam menganaliasa bagaimana progress aktual proyek dibandingkan dengan rencana proyek sehingga keputusan/perencanaan selanjutnya dapat di-mapping dan dapat ditentukan (lebih matang).

 
Share

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *